Номенклатура дел, описи и мастер-класс по подшивке: чему учили в городском архиве
Специалист Управления по гражданской обороне и чрезвычайным ситуациям администрации Керчи прошёл методическую подготовку в муниципальном архиве. Работники отдела комплектования разобрали с ним, как правильно вести документы, которые позже уйдут на постоянное хранение.
Тема на первый взгляд канцелярская. Но за ней — судьба бумаг, которые через десятилетия станут источником для историков и краеведов. Ошибка в заголовке дела или кривая подшивка могут обернуться отказом в приёме. Тогда документы просто исчезнут из официального оборота.
Начальник отдела Ольга Михайлова объяснила порядок внесения изменений в номенклатуру дел. Отдельно остановилась на требованиях к оформлению документов, правилах составления заголовков и особенностях их внесения в описи. Затронули и предисловия к описям — формальность, без которой опись не считается готовой.
Что ещё разобрали на встрече
Сотрудники архива осветили организацию и проведение экспертизы ценности документов. Проще говоря, как решать, что хранить вечно, что десять лет, а что пора списывать. Отдельный блок — оформление акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Здесь ошибки обходятся дороже всего: уничтожить бумагу, которая должна была остаться, — значит потерять её безвозвратно.
Практическую часть провели в формате мастер-класса. Специалиста учили формировать документы в дела, подшивать их и оформлять обложки. Мелочи вроде качества прошивки напрямую влияют на физическое состояние бумаг: неаккуратный шов со временем рвёт листы, и восстановить их уже не выйдет.
Керченский архив ведёт такую работу не первый раз. В августе консультацию провели для сотрудников одного из обществ с ограниченной ответственностью, в октябре прошлого года — для специалистов городского совета. Осенью разбирали применение перечня типовых управленческих документов. Похожие встречи проходили и раньше — с делопроизводителями организаций-источников комплектования.
Смысл один: архив не просто принимает бумаги, а учит их готовить. Чем аккуратнее ведут дела в организациях, тем меньше проблем возникает при передаче.
«Проведённое мероприятие способствовало повышению уровня профессиональной подготовки специалиста», — отметили в муниципальном архиве.
Там же подчеркнули, что такие консультации укрепляют взаимодействие между архивом и организациями-источниками комплектования.